Controleren op de Filipijnen

Met een paar maanden vertraging een verslag over de Filipijnen, waar ik in februari/maart was. Dit keer vooral over het werken daar. En dat het leven van een accountant niet altijd over rozen gaat.

Was het niet leuk daar dan? Oh jawel hoor, heel erg leuk zelfs. Een van de leukste plekken waar ik voor mijn werk geweest ben. Manilla heeft alles wat je zoekt. Inclusief Starbucks. En fijne dakterrassen waar je heerlijk op vrijdagmiddag van de ondergaande zon kunt genieten (ook op andere middagen trouwens).

Daarnaast heb ik ook nog iets van het land gezien. Ik heb namelijk twee weken in Davao, in het zuiden gezeten, en ook dat was een erg prettige plek. Met zelfs een Nederlands restaurant waar ze zelfgemaakte bitterballen en stamppotten serveren. Heerlijk!

Wat ook erg prettig was, was een weekendje doorbrengen op het eiland Samal, vlak voor de kust bij Davao. Heerlijk relaxed, even weg uit de drukke stad.

Maar ja, ik was daar natuurlijk voor mijn werk. Als je je afvraagt wat Theo ook weer voor werk doet: Ik werk als accountant bij een Amerikaanse hulpverleningsorganisatie. Deze organisatie heeft projecten in een kleine honderd landen in de wereld. En onze donoren willen natuurlijk graag weten dat hun geld goed besteed wordt, en daarom reizen mijn collega’s de wereld rond om deze projecten te controleren.

Niet allemaal natuurlijk, dat zou een beetje teveel van het goede zijn. Maar wij als Internal Audit Department (interne accountantsdienst) doen zo’n twintig controles per jaar. En iedere accountant zeven. En daar doe ik af en toe verslag van :-).

Op de meeste controles ben ik de opdrachtleider. Dat betekent de primaire contactpersoon tussen het management van een landenprogramma en mijn collega-accountants. Zoveel stelt het niet voor hoor, want iedereen is gewoon lekker zelfstandig aan het werk. Behalve als het fout gaat.

Eén van mijn collega-accountants is eigenlijk geen collega maar een consultant die we regelmatig vragen met een controle mee te gaan. Hij heeft zo’n twintig jaar ervaring als accountant bij diverse Amerikaanse overheidsinstellingen. En laat onze grootste donor nu de Amerikaanse overheid zijn. Erg handig.

Hij weet dus waar hij het over heeft. En op de onderdelen die hij tijdens de controle doet (wat wij ‘project monitoring’ noemen) is hij veel beter dan wij. Dus komt hij met bevindingen die erg gedetailleerd zijn en duidelijk aangeven wat de problemen zijn.

En ja, dat kan confronterend overkomen. En als je dan een ‘country representative’ (de baas van een landenprogramma) hebt die nogal emotioneel daarop reageert, dan botst dat. Zeker als die collega nogal koppig is. En als tijdens de wekelijkse bijeenkomst beiden niet naar elkaar luisteren en alleen hun eigen standpunten herhalen, dan is het tijd voor Theo de opdrachtleider om actie te ondernemen.

Hoe heeft Theo dat gedaan? In de eerste plaats door als een scheidsrechter de vergadering te leiden. Niet helemaal mijn stijl, maar soms is het nodig. Daarnaast heb ik me verdiept in de bevindingen van zijn collega. Nu doet een opdrachtleider dat sowieso wel, maar nu even een slag dieper.

Vervolgens heb ik de bevindingen herschreven zonder de kern eruit te halen (want daar was ik het helemaal mee eens). En dat herschrijven hielp al heel veel – mijn collega had naast de feitelijke bevindingen ook wat eigen conclusies in verwerkt; het wat gekleurd opgeschreven zo u wilt.

Vervolgens gingen wat discussies heen en weer, heb ik wat bewoordingen van het management meegenomen, en uiteindelijk kwamen we er uit. Nogmaals, zonder de kern van de bevindingen eruit te halen.

En na het verschijnen van het rapport stuurde de country representative een mailtje naar mijn baas met daarin de woorden: I appreciate Theo’s work and professionalism during the audit process. Kijk, zo’n schouderklopje is dan toch wel weer prettig.

Gelukkig gaan de meeste controles een stuk soepeler. Zo ben ik na de Filipijnen naar Zuid-Amerika geweest waar ik ook mooie verhalen over te vertellen heb. Zoals een trip naar de binnenlanden van Bolivia. Maar daarover een andere keer meer.